Exponer y compartir el conocimiento es el mejor estímulo para la generación de nuevos conocimientos, y para la mejora continua de la calidad y amplitud de los conocimientos ya disponibles.

Las organizaciones no deberían pasar por alto esta premisa, mucho menos en una época como la actual, en la que el foco no está en los medios de producción, ni en la eficiencia y la escalabilidad, sino en el talento y el conocimiento compartido. La buena, la excelente noticia es que hoy disponemos de las herramientas adecuadas para comunicarnos sin barreras, para compartir la información y para colaborar en la construcción de la Inteligencia Colectiva. Estos son, precisamente, los objetivos del conocido como software social. En la conversación de hoy vamos a ver cuál es el impacto de estas herramientas en el funcionamiento de las organizaciones.

Una tecnología estratégica

La consultora Gartner ha destacado el software social como una de las 10 tecnologías estratégicas que marcarán el futuro de las empresas en los próximos 3 años. Según sus previsiones, las redes sociales de comunicación y colaboración condicionarán los planes, los programas y las iniciativas de negocio de las organizaciones, debido a que son prácticas ya extendidas en el mercado, y no desarrollarlas a tiempo puede suponer un alto riesgo frente a los competidores. Gartner recomienda a las empresas que exploren y analicen las posibilidades que ofrece el software social a la hora de aportar valor a sus modelos e iniciativas de negocio. Una adopción temprana puede traducirse en una ventaja estratégica y competitiva para la compañía.

Pero, ¿qué es lo que puede aportar exactamente el software social al funcionamiento de una organización? Son varios los campos en los que el uso inteligente de esta tecnología puede marcar la diferencia. Vamos a verlos:

Comunicación interna para superar los “cuellos de botella”

La difusión de la información es una de las asignaturas pendientes para muchas empresas, especialmente para aquellas que han alcanzado un cierto tamaño. El problema es que la información no siempre llega a su destino final. Unas veces es la propia estructura de la organización la que impone barreras, por ejemplo, con la tradicional división en departamentos. En otras ocasiones son los conflictos y las pugnas internas los que limitan el flujo. Tampoco podemos olvidar la existencia de responsables que optan por retener e incluso ocultar la información para justificar así su puesto y su posición en el organigrama. El resultado final son los famosos “cuellos de botella” que impiden que la información circule libremente.

El uso de software social como herramienta de comunicación interna puede ayudarnos a derribar estas barreras, ya que concede a cada empleado la posibilidad de obtener información de primera mano, y la oportunidad de colaborar al conocimiento colectivo con sus aportaciones.

Reforzamiento de las relaciones y el compromiso

Una vez eliminadas las barreras y los “cuellos de botella”, la información puede fluir en todas las direcciones, no sólo de arriba abajo, como sucedía tradicionalmente. Esta nueva situación -que puede ser calificada de revolucionaria- estimula la participación de todos los colaboradores en las nuevas conversaciones que van surgiendo dentro de la organización.

A medida que surgen nuevas “conversaciones” -procesos concretos de contacto y de construcción compartida del conocimiento- se refuerzan las relaciones interpersonales, y aumenta la motivación y el nivel de compromiso. El conocimiento se expone a la vista de todos. Todo el mundo puede participar. Los empleados perciben que sus aportaciones tienen un valor real y son tenidas en cuenta, y la colaboración se presenta al fin como una experiencia tangible. El resultado es claro: la organización se ve sacudida por un poderoso efecto dinamizador.

Hacia la transparencia en el valor añadido

Ya hemos comentado en ocasiones anteriores que la transparencia es una de los valores clave de la nueva era que estamos viviendo. Si conseguimos que la información fluya libremente en todas las direcciones, conseguiremos que todo el mundo en la organización sepa qué es lo que realmente aporta cada uno. De esta forma, el valor añadido queda al descubierto. Ya nadie puede ocultarse. Las personas cuya única aportación era retener, ocultar y dosificar la información quedarán en evidencia, y se verán obligadas a adaptarse a las nuevas circunstancias. En cambio, los colaboradores que realmente generan valor pueden convertirse en auténticos nodos atractores y difusores de talento. El uso del software social puede constituir, pues, un factor clave a la hora de aplicar el principio de transparencia a nuestra organización.

Trabajar a distancia

Cada vez es más frecuente que las organizaciones cuenten con diferentes sedes, e incluso que muchos de los colaboradores trabajen a distancia. Varios son los motivos para esta tendencia creciente: la constitución de empresas mutinacionales, las necesidades de movilidad para atender mejor a los clientes, y la apuesta por que sea el empleado quien elija el espacio desde el que trabaja.

El teletrabajo propicia un ahorro notable en transporte e infraestructuras, incide positivamente en la calidad de vida de los colaboradores y permite contar con el mejor talento del mercado independientemente de su ubicación geográfica. En este nuevo escenario, el papel del software social resulta imprescindible, ya que permite mantener abiertos, de forma permanente, los canales de comunicación entre los diferentes equipos y colaboradores. La distancia deja de ser un problema para convertirse en una solución.

Encontrar el talento que la organización necesita

Las redes sociales constituyen una excelente herramienta para hacer más eficiente la búsqueda y selección del talento que la organización necesita. Hoy podemos acercarnos a los profesionales con más talento del mundo, estén donde estén. Además, podemos comprobar, prácticamente de primera mano, cuáles son sus valores, su trayectoria y sus cualidades. La Red es un espacio interconectado en el que cada acción y cada experiencia deja un rastro inequívoco. Esto nos permite conocer cuál es el impacto -la huella social- que el profesional ha sido capaz de generar tanto en la comunidad como en la gente que ha colaborado con él en etapas anteriores.

El surgimiento de redes sociales profesionales con diferentes niveles de especialización ha despejado todavía más el camino a la hora de encontrar el perfil más adecuado. Y, visto desde el punto de vista del candidato, nunca como hoy ha habido tantas oportunidades para encontrar el trabajo más ajustado a nuestros deseos y necesidades.

Una nueva forma de aproximarse a los clientes

Los contactos permiten generar relaciones con los clientes, y estas relaciones se traducen en ventas. De ahí la importancia de las redes sociales como instrumento para aproximarse a los clientes potenciales de manera más o menos directa, y para conocer mejor sus deseos y necesidades.

Twitter y Facebook son dos de las redes sociales más populares en este momento. Twitter permite que las empresas inicien un diálogo directo con los clientes. En el caso de Facebook, este acercamiento es algo menos directo, y se produce a través de grupos de usuarios aficionados a un determinado producto o servicio. Dado que ambas redes cuentas con millones de usuarios, si nuestro mensaje, o la calidad de nuestro producto o servicio, calan entre los usuarios, la difusión será rapidísima. Las redes sociales se convertirán, en ese preciso instante, en una de nuestras más poderosas herramientas de marketing.

La condición, como siempre, es que la empresa respete la libertad del usuario, y sólo le proporcione la información y los servicios que éste se encuentra dispuesto a recibir. De lo contrario, ese poderosos efecto difusor se volverá en nuestra contra.

A modo de resumen

El uso inteligente de las redes sociales y de colaboración, la integración con los procesos internos e incluso el desarrollo de herramientas propias pueden contribuir notablemente a la transformación de las organizaciones. Entre los principales efectos que podemos conseguir con el uso del software social se encuentran los siguientes:

- Desarrollo y conocimiento de una tecnología estratégica que puede modificar nuestros modelos de negocio

- Mejora del sistema de comunicación interna para hacer que la información fluya en todas las direcciones, no sólo de arriba abajo

- Establecimiento de un sistema de colaboración que recoja las aportaciones de todos los empleados

- Fomento de las inter-relaciones que mejorará el compromiso de los colaboradores con la organización

- Aplicación efectiva el principio de transparencia a la organización

- Conceder una oportunidad real al teletrabajo, con el correspondiente ahorro en infraestructuras y la motivacion de los colaboradores

- Encontrar, atraer y retener el talento que la organización necesita

- Nuevas formas de aproximación a los clientes, que nos permitirán establecer relaciones con ellos y conocer sus deseos y necesidades, para modular así nuestras acciones de marketing

Nos enseñaron que debíamos ordenarlo, archivarlo y memorizarlo todo: los ríos, los reyes godos y los informes económicos de años anteriores. Era la única manera que teníamos para recuperar después esa información.

Hoy las cosas han cambiado. Observando a mi hijo Carlos, el digital nativo que tengo en casa y del que siempre trato de aprender, me he dado cuenta de que él no siente ninguna necesidad de ordenar y almacenar la información. No hace ningún esfuerzo por memorizarla. Sólo precisa saber dónde está. En el momento en que lo necesite, accederá al conocimiento “just in time”. La lógica que él emplea es aplastante: actualmente, el conocimiento es tan fugaz que lo que era verdad hace unos meses, hoy ya no lo es. Casi a cada momento surgen nuevos datos, investigaciones y descubrimientos que dejan a la información anterior desactualizada. Por eso sólo tiene sentido recuperar esa información en el momento preciso de uso.

En esta nueva situación han influido dos poderosas circunstancias:

El crecimiento exponencial del conocimiento

En el siglo III AC, Aristóteles instituyó un sistema según el cual la tierra era el centro inmóvil del universo y, a su alrededor giraba el sol con otros planetas. Esta teoría perduró hasta que Copérnico, en el siglo XVI, cambió el paradigma y situó el sol en el centro del universo. ¡Tuvieron que pasar nada menos que 18 siglos hasta que se produjo el cambio! El conocimiento avanzaba a un ritmo extraordinariamente lento. Eran necesarios cientos de años para modificar el punto de vista o la concepción de algo. En esas condiciones, merecía la pena memorizar una “verdad” que no mutaba.

En cambio, hoy vivimos tiempos exponenciales. Hay cerca de 3.000 millones de búsquedas en Google cada mes. El número de mensajes de texto enviados al día supera a la población completa del planeta. Se publican más de 3.000 libros nuevos diariamente. La información técnica, por ejemplo, se duplica cada 2 días. Esto significa que la mitad de lo que estudian los alumnos de una carrera técnica durante el primer curso estará desfasado ya en el tercero. Y esto es sólo el principio. Se prevé que, en 2010, esa información técnica se duplique cada 72 horas. Es decir, que en sólo 3 días esa información ya habrá perdido su vigencia. ¿Qué conclusión podemos extraer? Que no tiene sentido memorizar la información: primero, porque los datos crecen de forma exponencial, y resulta imposible interiorizarlos; y segundo, porque la información cambia y se actualiza con tanta velocidad que, en muy poco tiempo, pierde valor. Ha dejado de ser verdad. Ya no sirve.

El coste de almacenamiento de la información se acerca a 0

En el mismo siglo III AC la Biblioteca de Alejandría, en su momento la más grande del mundo, se cree que llegó a albergar cerca de un millón de ejemplares. Sus empleados, aparte de organizar los libros, hacían copias a mano de los volúmenes originales, y enviaban emisarios para encontrar nueva información en todas las culturas y en todas las lenguas conocidas del mundo antiguo una empresa sin duda colosal para los medios de la época. Pues bien, la información contenida en ese millón de ejemplares hoy cabría en unas cuantas unidades de almacenamiento al alcance de casi cualquier organización.

El avance de la tecnología ha hecho que el coste de almacenamiento digital hoy se sitúe muy cerca de 0. Cada año, incluso cada mes, aumenta la capacidad y disminuye el precio de los soportes. Tanto que algunos, como Google, Myspace o YouTube ofrecen al usuario un espacio casi ilimitado para que éste almacene sus correos electrónicos, fotos o videos de forma gratuita. Ni siquiera hace falta prescindir de la información antigua. Hay espacio suficiente para guardarlo todo. Dentro de esta nueva lógica, no tiene sentido ni ordenar ni memorizar la información. Una simple búsqueda es suficiente para encontrar, al instante, aquello que necesitamos. Nuestros hijos ya se han dado cuenta. Nosotros tenemos que hacer un esfuerzo por descubrirlo.