Exponer y compartir el conocimiento es el mejor estímulo para la generación de nuevos conocimientos, y para la mejora continua de la calidad y amplitud de los conocimientos ya disponibles.

Las organizaciones no deberían pasar por alto esta premisa, mucho menos en una época como la actual, en la que el foco no está en los medios de producción, ni en la eficiencia y la escalabilidad, sino en el talento y el conocimiento compartido. La buena, la excelente noticia es que hoy disponemos de las herramientas adecuadas para comunicarnos sin barreras, para compartir la información y para colaborar en la construcción de la Inteligencia Colectiva. Estos son, precisamente, los objetivos del conocido como software social. En la conversación de hoy vamos a ver cuál es el impacto de estas herramientas en el funcionamiento de las organizaciones.

Una tecnología estratégica

La consultora Gartner ha destacado el software social como una de las 10 tecnologías estratégicas que marcarán el futuro de las empresas en los próximos 3 años. Según sus previsiones, las redes sociales de comunicación y colaboración condicionarán los planes, los programas y las iniciativas de negocio de las organizaciones, debido a que son prácticas ya extendidas en el mercado, y no desarrollarlas a tiempo puede suponer un alto riesgo frente a los competidores. Gartner recomienda a las empresas que exploren y analicen las posibilidades que ofrece el software social a la hora de aportar valor a sus modelos e iniciativas de negocio. Una adopción temprana puede traducirse en una ventaja estratégica y competitiva para la compañía.

Pero, ¿qué es lo que puede aportar exactamente el software social al funcionamiento de una organización? Son varios los campos en los que el uso inteligente de esta tecnología puede marcar la diferencia. Vamos a verlos:

Comunicación interna para superar los “cuellos de botella”

La difusión de la información es una de las asignaturas pendientes para muchas empresas, especialmente para aquellas que han alcanzado un cierto tamaño. El problema es que la información no siempre llega a su destino final. Unas veces es la propia estructura de la organización la que impone barreras, por ejemplo, con la tradicional división en departamentos. En otras ocasiones son los conflictos y las pugnas internas los que limitan el flujo. Tampoco podemos olvidar la existencia de responsables que optan por retener e incluso ocultar la información para justificar así su puesto y su posición en el organigrama. El resultado final son los famosos “cuellos de botella” que impiden que la información circule libremente.

El uso de software social como herramienta de comunicación interna puede ayudarnos a derribar estas barreras, ya que concede a cada empleado la posibilidad de obtener información de primera mano, y la oportunidad de colaborar al conocimiento colectivo con sus aportaciones.

Reforzamiento de las relaciones y el compromiso

Una vez eliminadas las barreras y los “cuellos de botella”, la información puede fluir en todas las direcciones, no sólo de arriba abajo, como sucedía tradicionalmente. Esta nueva situación -que puede ser calificada de revolucionaria- estimula la participación de todos los colaboradores en las nuevas conversaciones que van surgiendo dentro de la organización.

A medida que surgen nuevas “conversaciones” -procesos concretos de contacto y de construcción compartida del conocimiento- se refuerzan las relaciones interpersonales, y aumenta la motivación y el nivel de compromiso. El conocimiento se expone a la vista de todos. Todo el mundo puede participar. Los empleados perciben que sus aportaciones tienen un valor real y son tenidas en cuenta, y la colaboración se presenta al fin como una experiencia tangible. El resultado es claro: la organización se ve sacudida por un poderoso efecto dinamizador.

Hacia la transparencia en el valor añadido

Ya hemos comentado en ocasiones anteriores que la transparencia es una de los valores clave de la nueva era que estamos viviendo. Si conseguimos que la información fluya libremente en todas las direcciones, conseguiremos que todo el mundo en la organización sepa qué es lo que realmente aporta cada uno. De esta forma, el valor añadido queda al descubierto. Ya nadie puede ocultarse. Las personas cuya única aportación era retener, ocultar y dosificar la información quedarán en evidencia, y se verán obligadas a adaptarse a las nuevas circunstancias. En cambio, los colaboradores que realmente generan valor pueden convertirse en auténticos nodos atractores y difusores de talento. El uso del software social puede constituir, pues, un factor clave a la hora de aplicar el principio de transparencia a nuestra organización.

Trabajar a distancia

Cada vez es más frecuente que las organizaciones cuenten con diferentes sedes, e incluso que muchos de los colaboradores trabajen a distancia. Varios son los motivos para esta tendencia creciente: la constitución de empresas mutinacionales, las necesidades de movilidad para atender mejor a los clientes, y la apuesta por que sea el empleado quien elija el espacio desde el que trabaja.

El teletrabajo propicia un ahorro notable en transporte e infraestructuras, incide positivamente en la calidad de vida de los colaboradores y permite contar con el mejor talento del mercado independientemente de su ubicación geográfica. En este nuevo escenario, el papel del software social resulta imprescindible, ya que permite mantener abiertos, de forma permanente, los canales de comunicación entre los diferentes equipos y colaboradores. La distancia deja de ser un problema para convertirse en una solución.

Encontrar el talento que la organización necesita

Las redes sociales constituyen una excelente herramienta para hacer más eficiente la búsqueda y selección del talento que la organización necesita. Hoy podemos acercarnos a los profesionales con más talento del mundo, estén donde estén. Además, podemos comprobar, prácticamente de primera mano, cuáles son sus valores, su trayectoria y sus cualidades. La Red es un espacio interconectado en el que cada acción y cada experiencia deja un rastro inequívoco. Esto nos permite conocer cuál es el impacto -la huella social- que el profesional ha sido capaz de generar tanto en la comunidad como en la gente que ha colaborado con él en etapas anteriores.

El surgimiento de redes sociales profesionales con diferentes niveles de especialización ha despejado todavía más el camino a la hora de encontrar el perfil más adecuado. Y, visto desde el punto de vista del candidato, nunca como hoy ha habido tantas oportunidades para encontrar el trabajo más ajustado a nuestros deseos y necesidades.

Una nueva forma de aproximarse a los clientes

Los contactos permiten generar relaciones con los clientes, y estas relaciones se traducen en ventas. De ahí la importancia de las redes sociales como instrumento para aproximarse a los clientes potenciales de manera más o menos directa, y para conocer mejor sus deseos y necesidades.

Twitter y Facebook son dos de las redes sociales más populares en este momento. Twitter permite que las empresas inicien un diálogo directo con los clientes. En el caso de Facebook, este acercamiento es algo menos directo, y se produce a través de grupos de usuarios aficionados a un determinado producto o servicio. Dado que ambas redes cuentas con millones de usuarios, si nuestro mensaje, o la calidad de nuestro producto o servicio, calan entre los usuarios, la difusión será rapidísima. Las redes sociales se convertirán, en ese preciso instante, en una de nuestras más poderosas herramientas de marketing.

La condición, como siempre, es que la empresa respete la libertad del usuario, y sólo le proporcione la información y los servicios que éste se encuentra dispuesto a recibir. De lo contrario, ese poderosos efecto difusor se volverá en nuestra contra.

A modo de resumen

El uso inteligente de las redes sociales y de colaboración, la integración con los procesos internos e incluso el desarrollo de herramientas propias pueden contribuir notablemente a la transformación de las organizaciones. Entre los principales efectos que podemos conseguir con el uso del software social se encuentran los siguientes:

- Desarrollo y conocimiento de una tecnología estratégica que puede modificar nuestros modelos de negocio

- Mejora del sistema de comunicación interna para hacer que la información fluya en todas las direcciones, no sólo de arriba abajo

- Establecimiento de un sistema de colaboración que recoja las aportaciones de todos los empleados

- Fomento de las inter-relaciones que mejorará el compromiso de los colaboradores con la organización

- Aplicación efectiva el principio de transparencia a la organización

- Conceder una oportunidad real al teletrabajo, con el correspondiente ahorro en infraestructuras y la motivacion de los colaboradores

- Encontrar, atraer y retener el talento que la organización necesita

- Nuevas formas de aproximación a los clientes, que nos permitirán establecer relaciones con ellos y conocer sus deseos y necesidades, para modular así nuestras acciones de marketing

Si no somos capaces de pensar y de poner en un papel aquello que realmente queremos, es imposible que lo consigamos.

Llega el fin de año, y con él, la hora de hacer balance. ¿En qué podemos mejorar? Hay muchas cosas, desde luego, pero quizá lo más importante es mantener siempre viva la ilusión. Aquí lanzo una carta abierta a los Reyes Magos. Me gustaría que, escribiéndola entre todos, fuésemos capaces de confeccionar una lista completa con los “regalos” que necesitamos para crecer y mejorar en el actual escenario de colaboración y de conocimiento compartido.

A mí se me han ocurrido 10 peticiones que considero importantes. Ahora necesito tu aportación. ¿Qué regalo pedirías tú a los Reyes Magos para la Era de la Colaboración?

Queridos Reyes Magos:

No sé si este año, con la que está cayendo, vais a poder venir cargados de regalos. Es posible que os tengáis que quedar a mitad de camino por falta de presupuesto; también puede ocurrir que un mercader sin escrúpulos os haya birlado los camellos en una de esas famosas estafas piramidales. Quizás pensáis que lo que nos merecemos es “un saco lleno de carbón”… Puede ser, pero la verdad es que mis padres me lo advirtieron muchas veces y, a pesar de ello, al final siempre fuisteis muy generosos. Así que no he perdido la ilusión. Precisamente por todo esto, porque estamos en crisis y andáis justos de recursos, éste puede ser un buen año para hacer una lista de peticiones diferente; una lista con regalos que no cuestan demasiado dinero, pero que pueden ayudarnos a mejorar en lo esencial. Aquí va mi lista:

1. Nuevas reglas para el juego

El problema no es el concepto. Llevamos 25 siglos jugándolo y mejorándolo pasito a pasito, con mucho esfuerzo. Pero todavía quedan algunas cosas que no funcionan bien. Su objetivo final era crear sociedades justas, gobernadas de forma participativa por ciudadanos libres e iguales, y la verdad es que no lo hemos conseguido. La participación ciudadana está muy lejos de ser la esperada. Cada vez votamos menos, y a medida que los comicios se suceden, nos sentimos más y más lejos de nuestros representantes. Para colmo, algunos jugadores siguen guardándose cartas debajo de la mesa, otros se dedican a ralentizar la partida, y todavía quedan muchos que abusan de su posición. Por eso os pido un set nuevo de reglas.

Me gustaría que esas nuevas instrucciones tomasen en cuenta la necesidad que tenemos de hacer nuestra Democracia realmente participativa; que la política se transformase en conversaciones libres y abiertas entre ciudadanos preocupados por sus problemas y por un mundo más justo. Me gustaría, también, que todos participásemos de forma colaborativa en el juego, con reglas que premien la creación de valor social. Para lograrlo, no hace falta que nos traigáis las herramientas. En años pasados ya os pedimos la plataforma de colaboración y las redes sociales que hacen posible la participación activa de los ciudadanos, y la verdad es que son estupendas. Con ellas podemos colaborar, aprender y crear en red sin límites ni fronteras. Lo que necesitamos ahora es la voluntad para construir entre todos una partida más justa y divertida.

2. Unas tijeras para cortar con el pasado

Vosotros sabéis mejor que nadie que nos encontramos en una nueva era, en la que lo más importante es la colaboración. Debemos construir, entre todos, el conocimiento y la inteligencia colectiva. Pero el peso de todo lo que hemos creado en el pasado nos impide subir a la superficie. Después de décadas de management ortodoxo, nos hemos acostumbrado a gestionar las organizaciones con recetas del pasado, que ya no tienen ningún sentido, y que nos mantienen anclados a la época anterior, la Era Industrial. Por eso, nos vendría bien tener un buen par de tijeras con el que cortar esas ataduras.

Esto de las tijeras no es ningún capricho. No os podéis imaginar cómo nos cuesta convencer a nuestros líderes de que el “ordeno y mando” ya no es sostenible, y de que debemos crear nuevas organizaciones más transparentes y divertidas,  pensadas para las personas, y en las que el liderazgo y la innovación sea un trabajo compartido por todos.

3. Una forma nueva de ver las cosas

La idea que tenemos sobre las organizaciones pertenece al siglo pasado. Hasta ahora, hemos puesto el énfasis en el trabajo y el capital. Pero la creación de valor está hoy en la colaboración y la gestión del capital humano. Por eso, nuestros viejos anteojos de de directivos ya no sirven. Necesitamos cambiar completamente de visión: las estructuras que hemos creado son extraordinariamente complejas, y ya no nos permiten responder con rapidez y efectividad a los cambios acelerados de un mercado global y sin barreras.

Con tantas reglas y limitaciones, y tantas rutinas improductivas, hemos acabado por aniquilar la pasión de nuestros colaboradores. El peso de la jerarquía, la falta de flexibilidad, las reuniones interminables, el papeleo y la burocracia, los horarios extenuantes, el ordeno y mando… Década a década hemos ido añadiendo estos y otros elementos de complejidad, hasta acabar con la creatividad y la pasión. Y precisamente es creatividad lo que hoy necesitan nuestras organizaciones. Por eso, queridos Reyes, es urgente que nos enviéis unas gafas nuevas, unos prismáticos o un telescopio si hace falta, para que seamos capaces de ver las cosas de una forma diferente, de adoptar un nuevo punto de vista radicalmente diverso.

4. Pastillas 2.0 para el crecimiento personal

Supongo que ya lo sabéis: ahora, a todo lo nuevo lo llamamos 2.0. Es una forma de decir que el mundo está cambiando en todos los órdenes, y que necesitamos una nueva versión de nosotros mismos, y un nuevo liderazgo de futuro -al que hemos llamado Liderazgo 2.0- para hacer frente a las nuevas oportunidades y retos de la Era de la Colaboración. Todo está cambiando a nuestro alrededor, están surgiendo nuevas formas de colaboración, nuevas formas de organizarse en red y nuevos modelos de creación de valor económico y social. Las oportunidades para la colaboración, el aprendizaje y la acción solidaria son infinitas.

Necesitamos desarrollar nuevas habilidades para establecer nuestra identidad y nuestras relaciones en las nuevas estructuras sociales surgidas en Internet; necesitamos nuevas capacidades de comunicación en el lenguaje natural de nuestros hijos, los nativos digitales. Necesitamos, pues, nuevas capacidades para colaborar, compartir, aprender y ejecutar en redes globales y abiertas. De ahí que os pida una buena caja de  Pastillas 2.0 para acelerar nuestro desarrollo personal en este nuevo mundo. Muchos amigos míos, que ya las han probado, me han asegurado que son francamente útiles para superar el miedo al “no se toca”, y que con ellas podemos divertirnos participando en las nuevas conversaciones que emergen cada día en la red.

5. Un toque de atención a los políticos

Seguro que estaréis de acuerdo conmigo: los políticos no pueden seguir viviendo a miles de kilómetros de distancia de los ciudadanos que los eligen. Los partidos políticos tampoco pueden seguir convertidos en una barrera para la participación ciudadana, con su visión endogámica y su obediencia ciega. Es importante que aprovechemos esta Era de la Colaboración masiva para avanzar hacia nuevas formas de hacer política. Necesitamos una política más transparente y participativa, centrada en crear valor social, y no en mantener el poder a toda costa; una política de la colaboración, y no de la confrontación continua, centrada en aquello que nos une y no solamente en lo que nos divide. Pero, por encima de todo, debemos avanzar hacia una política de valores, que fomente y haga posible la participación y el compromiso de los ciudadanos en el gobierno de la sociedad.

Me gustaría que ayudaseis a los políticos a descubrir que tienen a su alcance nuevas y poderosas herramientas para conocer, de primera mano, las necesidades de los ciudadanos. Es un petición complicada, lo sé, pero vosotros sois magos y lo podéis todo, ¿no?

6. Un reloj despertador para los ciudadanos

Algunos ciudadanos ya lo han descubierto, pero otros todavía siguen dormitando entre las sábanas: la web 2.0 nos permite organizarnos en red para influir, de forma efectiva, en la toma de decisiones políticas. Si nos organizamos, podemos darles un toque de atención a aquellos políticos que pretenden vivir en un planeta aparte. Por eso os pido un buen reloj despertador, con un timbre potente que nos ayude a sacar de la cama a la -a veces- perezosa conciencia ciudadana.

En esta petición va incluido mi anhelo personal de ver a nuestros nativos digitales incorporados a la política como verdaderos “Ciudadanos 2.0″. Estos nuevos ciudadanos conocen los beneficios de aprender y colaborar utilizando las nuevas plataformas de comunicación social, y son capaces de compartir sus inquietudes, sus preocupaciones y su acción política en la Red como activistas de base que han descubierto su poder para cambiarlo todo. Sus valores de colaboración, y sus acciones a través de Internet y de las diferentes comunidades y redes sociales, pueden modificar para siempre las formas de hacer política. Hacer posible una democracia 2.0 más participativa, transparente e inclusiva, basada en valores de equidad, sostenibilidad y justicia social, está en nuestras manos. Pero cualquier ayuda, incluida por supuesto la vuestra, es bienvenida.

7. Paredes transparentes

Seguro que ya os habéis dado cuenta: seguimos construyendo los muros de nuestras organizaciones con materiales opacos. Es un sistema de construcción obsoleto, que ha estado a punto de derrumbarse ya muchas veces, especialmente en los últimos meses. Pero no aprendemos. Seguimos ocultando y dosificando la información para nuestro propio beneficio, sin darnos cuenta de que hoy, gracias a la plataforma tecnológica, la información fluye en todas las direcciones sin apenas barreras. Necesitamos la transparencia para recuperar la confianza de los ciudadanos en las instituciones. Necesitamos organizaciones transparentes para generar la confianza necesaria y superar la incertidumbre que siempre está presente en nuestras relaciones con los demás.

En un plazo muy corto de tiempo, las organizaciones que no sean transparentes acabarán por desaparecer. La revolución digital está triturando a velocidad acelerada, y para siempre, el telón que siempre ha ocultado la realidad de las organizaciones de la vista pública. Sin embargo, todavía son pocas las empresas dispuestas a aceptar y manejar esta nueva realidad. Por eso, os pido que nos traigáis material de construcción transparente, a ver si así somos capaces de dar un paso adelante antes de que sea demasiado tarde.

8. Una inyección de ánimo solidario

No os creáis, por aquí también hay muy buenas noticias. En este preciso instante en el que os escribo, hay millones de personas colaborando entre sí, aportando su conocimiento y su pasión a la comunidad de forma voluntaria. Eso significa que las ganas de ayudar, de compartir y de colaborar laten con mucha fuerza entre la gente. Lo importante ahora es que entidades como las ONGs sean capaces de canalizar todo ese esfuerzo y esa dedicación. Os pido una buena dosis de ánimo para todas esas organizaciones, para que sigan trabajando con pasión y aprovechen, para beneficio de todos, esta gran oportunidad.

9. Un imán para el talento

Vosotros conocéis mejor que nadie a los nativos digitales, la nueva generación de jóvenes. En vuestros camellos les habéis traído, durante años y desde muy lejos, todos aquellos dispositivos digitales que les han hecho tan diferentes a nosotros: el ordenador, el teléfono móvil, la consola, etc. Por eso, como les conocéis desde hace mucho, sabéis que su talento creativo es impresionante. Sabéis, también, que ellos son los auténticos protagonistas de esta Era de la Colaboración; que la Web 2.0 es su campo de juego, y que con sus aportaciones están construyendo el mayor corpus de conocimiento de la historia de la humanidad. Como os podéis imaginar, necesitamos atraer ese talento a nuestras organizaciones. Por eso, me gustaría que nos trajeseis un buen imán para atraer y, si puede ser, retener el talento digital.

10. Un cargamento de optimismo

En momentos como éste, en el que el mundo cambia a toda velocidad, siempre echamos en falta una dosis extra de energía, de buen ánimo y de optimismo. Si nos encontramos apagados y sin fuerzas, los cambios se nos echan encima como una montaña, y acaban por aplastarnos. En cambio, si afrontamos la situación con optimismo, somos capaces de encontrar excelentes oportunidades para crecer y mejorar a todos los niveles. Lo importante en la vida no es lo que te ocurre -eso es en gran medida cuestión de azar-; lo verdaderamente importante es lo que TÚ haces con lo que te ocurre. Es evidente, pues, que el pensamiento positivo tiene un inmenso poder para generar energía en los momentos difíciles y de incertidumbre. Por eso, os pido un buen cargamento de optimismo, para que podamos asumir los retos con alegría. Vosotros, que lo sabéis casi todo, habréis oído muchas veces esta frase:

Tanto el optimista como el pesimista tienen razón: se trata sencillamente de un vaso medio lleno de agua. Lo verdaderamente importante es que cada uno de nosotros elegimos, y con nuestra elección -en clave positiva o negativa- construimos nuestra realidad.

¿Y tu regalo?

Bueno, y ahora llega tu turno. ¿Qué regalo pedirías tú a los Reyes Magos para la Era de la Colaboración? ¿Qué crees que necesitamos para mejorar y crecer a todos los niveles en esta nueva era de la colaboración y el conocimiento compartido? Esta es una carta abierta: anímate y pídeles un regalo. Nunca se sabe…

Muchas gracias por tu aportación, y Feliz Navidad.